Pravilno dokumentiranje i opisivanje fotografija u klasičnim albumima zahtijeva primjenu arhivskih standarda kako bi se spriječilo propadanje papira i propadanje kemijskog sastava samih fotografija.
Kemija tinte i odabir pisaćeg pribora
Standardne kemijske olovke i flomasteri sadrže kiseline i otapala koja s vremenom prodiru kroz papir, uzrokujući žućenje i nepovratno oštećenje emulzije fotografije na suprotnoj strani. Za trajno opisivanje albuma obavezno se koriste pigmentne olovke s arhivskom tintom bez kiselina (acid-free). Ove tinte temelje se na pigmentima, a ne na bojama topivim u vodi, što ih čini otpornima na djelovanje svjetlosti i vlage. Prije nego što zatvorite stranicu albuma, tinta se mora potpuno osušiti kako bi se spriječilo preslikavanje na susjedni list.
Sistematika i struktura arhivskog zapisa
Da bi opis imao povijesnu i praktičnu vrijednost, podatke treba strukturirati dosljedno. Standardni format opisa postavlja se ispod ili pored fotografije i sadrži tri ključna elementa: točan datum (ili približno desetljeće), geografsku lokaciju i imena osoba navedena slijeva nadesno. Izbjegavajte korištenje zamjenica i nepreciznih pojmova poput "prošlo ljeto". Umjesto toga koristite jasnu formulu: [Lokacija] – [Događaj] – [Datum] – [Imena osoba s lijeva na desno].
Tehnika rukovanja i sprječavanje kontaminacije
Prilikom označavanja i slaganja albuma, kiselina i masnoća s jagodica prstiju predstavljaju najveću opasnost za dugovječnost materijala. Radni prostor mora biti čist i suh, a preporučuje se korištenje pamučnih rukavica. Ako radite s fotografijama koje još nisu fiksirane u albumu, opise na poleđini fotografije (ako je to nužno) radite isključivo mekom grafitnom olovkom (gradacije 2B ili mekše) uz minimalan pritisak na rubovima, kako se na prednjoj strani ne bi stvorio reljefni trag.
Fizika rasporeda i zaštitni slojevi
Raspored elemenata na stranici mora pratiti gravitacijska pravila i dinamiku listanja. Fotografije se učvršćuju isključivo pomoću arhivskih uglova (foto-kutića) ili posebnih traka bez kiselina, izbjegavajući ljepila koja sadrže kisele spojeve. Između stranica albuma poželjno je umetnuti tanki beskiselinski pergamin papir (glassine). Ovaj materijal služi kao fizička barijera koja sprječava trenje između fotografije i teksta na suprotnoj stranici, eliminirajući rizik od grebanja i kemijske reakcije tinte s emulzijom fotografije.
