Digitalizacija papirnatih dokumenata u kućnom uredu zahtijeva optimalan spoj optičke preciznosti, brzine i pravilne pripreme materijala kako bi dobiveni zapisi bili maksimalno čitljivi i dugovječni.
Optička razlučivost i fizika skeniranja dokumenata
Proces skeniranja temelji se na refleksiji svjetlosti od površine papira prema fotoosjetljivim senzorima. Većina modernih višenamjenskih laserskih uređaja koristi CIS (Contact Image Sensor) ili CCD (Charged-Coupled Device) tehnologiju. Za standardne tekstualne dokumente i račune dovoljna je optička razlučivost od 300 DPI (dots per inch). Sve iznad toga, poput 600 DPI, preporučuje se za dokumente koji sadrže sitne grafike, bilješke pisane olovkom ili vodene žigove. Veća razlučivost fizički usporava kretanje glave skenera jer senzor mora prikupiti više linija podataka po sekundi, što rezultira i znatno većim datotekama bez realne koristi za običan tekst.
Priprema papira i mehanika uvlačenja
Zaglavljivanje papira u automatskom ulagaču dokumenata (ADF) najčešći je mehanički problem koji narušava tijek rada. Prije umetanja papira u ulagač, iznimno je važno ukloniti sve metalne spajalice i klamerice. Čak i sitni komadići metala mogu trajno izgrebati staklenu površinu skenera, što stvara trajne vertikalne linije na svakom budućem skeniranom dokumentu. Papir koji je bio presavijen ili zgužvan treba ručno izravnati preko ruba stola kako bi se smanjio statički elektricitet i spriječilo da valjci uvlakača povuku više listova odjednom. Za stare, krhke ili iznimno tanke dokumente uvijek koristite ravno staklo (flatbed) umjesto automatskog uvlakača kako biste izbjegli kidanje vlakana papira.
Formatiranje i obrada digitalnog zapisa
Odabir ispravnog formata datoteke izravno utječe na kasniju upotrebljivost dokumenta. Za tekstualne dokumente standard je PDF format, idealno s aktiviranom OCR (Optical Character Recognition) funkcijom koja pretvara slikovni prikaz slova u pretraživi tekst. Prilikom skeniranja crno-bijelih dokumenata, izbjegavajte korištenje načina rada u boji jer to bespotrebno povećava dubinu boje po pikselu s 1 bita (crno-bijelo) na 24 bita (boja). Skeniranje u sivoj skali (grayscale) od 8 bita predstavlja savršen kompromis za dokumente koji sadrže pečate ili potpise u boji, osiguravajući visoku čitljivost uz minimalnu veličinu datoteke.
Održavanje optike i valjaka uređaja
Nakupljanje prašine, masnoće s prstiju i čestica tonera na staklu skenera izravno utječe na kvalitetu digitalizacije. Čišćenje staklene površine provodi se isključivo mekanom krpom od mikrovlakana koja ne ostavlja vlakna. Tekuće sredstvo za čišćenje na bazi izopropilnog alkohola nanosi se isključivo na krpu, nikada izravno na staklo, kako tekućina ne bi prodrla ispod rubova okvira u unutrašnjost elektronike. Gumene valjke za uvlačenje papira unutar ADF-a također treba povremeno obrisati vlažnom krpom kako bi se uklonila nakupljena papirna prašina koja uzrokuje proklizavanje i koso uvlačenje listova.
